หากกล่าวถึงกำลังคนในองค์กร หน่วยงาน หรือบริษัทต่างๆ ก็ถือว่าเป็นประเด็นที่สำคัญที่สุดประการหนึ่ง เพราะกำลังคนเป็นกลไกในการขับเคลื่อนกิจกรรมต่างๆ ทั้งในส่วนปฏิบัติการ หรือในส่วนบริหาร ให้กิจกรรมนั้นๆ สำเร็จลุล่วงไปได้ด้วยดี
แม้ว่ากำลังคนจะเป็นทรัพยากรที่มีคุณค่าที่สุดขององค์กรก็ตาม แต่กำลังคนก็เป็นทรัพยากรที่มีต้นทุน หรือค่าใช้จ่าย ที่แปรผันตามจำนวนอัตรากำลัง ทำให้เกิดคำถามที่ตามมาก็คือ จำนวนอัตรากำลังคนเท่าใดจึงจะเหมาะสมกับองค์กร หรือปริมาณการผลิต มีวิธีการหลายวิธี ที่ใช้ในการคำนวนหรือประมาณค่าอัตรากำลังคน ซึ่งหนังสือเล่มนี้ ก็เป็นอีกวิธีหนึ่งที่ผู้เขียนได้คิดขึ้นมาใช้ประกอบการทำงานเมื่อครั้งเป็นวิศวกร และเห็นว่าน่าจะเป็นประโยชน์ผู้อื่นบ้างไม่มากก็น้อย
ขอบเขตของหนังสือเล่มนี้ครอบคลุม พื้นฐานการสร้างโปรแกรม การสร้างโปรแกรม การนำโปรแกรมมาประมวลผล และการวิเคราะห์ผล เป็นหลัก ในส่วนของเรื่องเวลามาตรฐานนั้น จะขอกล่าวเพียงพื้นฐานที่สำคัญและควรทราบเท่านั้น
รูปที่ 1.1
ปริมาณการผลิต
ข้อมูลปริมาณการผลิต ถือเป็นข้อมูลต้นทาง ในการวิเคราะห์กำลังคน และการได้มาซึ่งข้อมูลปริมาณการผลิต มีอยู่ด้วยกันประมาณ 2 วิธี คือ
1. การได้ข้อมูลปริมาณการผลิตโดยตรงจากคำสั่งซื้อจากลูกค้า
2. การได้ข้อมูลปริมาณการผลิตโดยการประมาณการหรือการพยากรณ์
ข้อมูลการผลิตที่ได้ทั้งสองวิธี ล้วนมีหน่วยของปริมาณการผลิตเป็น หน่วยของสินค้า เช่น ชิ้น อัน แพ็ค โหล ฯลฯ ซึ่งข้อมูลเหล่านี้ อาจไม่เพียงพอที่จะนำไปวิเคราะห์อัตรากำลังการผลิต เนื่องจากหน่วยของปริมาณการผลิตในองค์กรหนึ่ง อาจมีหลายหน่วย อีกทั้งการคำนวนเปรียบเทียบหน่วยของปริมาณการผลิต กับหน่วยของอัตรากำลังการผลิต ที่มีหน่วยต่างกัน ก็เป็นอีกปัจจัยหนึ่งที่ทำให้การวิเคราะห์อัตรากำลังคน จึงเป็นเรื่องค่อนข้างยาก
การวิเคราะห์กระบวนการผลิต (Process Analysis)
หลังจากที่ได้ข้อมูลปริมาณการผลิตมาแล้ว สิ่งที่ต้องทำต่อไปก็คือ การวิเคราะห์กระบวนการผลิต (Process Analysis) เพื่อแยกแยะว่า ผลิตภัณฑ์ที่ต้องทำการผลิตแต่ละชนิดนั้น ต้องใช้กระบวนการใดในการผลิตบ้าง เพราะว่า ในองค์กรหนึ่งๆ อาจมีผลิตภัณฑ์หลายผลิตภัณฑ์ และผลิตภัณฑ์เหล่านั้นอาจมีกระบวนการที่แยกกันสิ้นเชิงหรือ อาจมีบางกระบวนการที่ใช้ร่วมกัน ดังนั้น การวิเคราะห์กระบวนการผลิตจะช่วยให้เราสามารถแยกแยะความเหมือนและความแตกต่างในกระบวนการผลิตของผลิตภัณฑ์ที่แตกต่างกัน ช่วยให้การวิเคราะห์อัตรากำลังคนเกิดมุมมองที่ชัดเจนขึ้น
ข้อดีอีกอย่างหนึ่งของการวิเคราะห์กระบวนการผลิต ก็คือ เพื่อจัดสรรอัตรากำลังการผลิตในแต่ละส่วนงานได้อย่างเหมาะสม เนื่องจากพนักงานทุกคนที่มีอยู่ในองค์กร มิได้มีความสามารถในการปฏิบัติงานเหมือนกันหรือเท่ากัน การวิเคราะห์ผลิตภัณฑ์ออกตามกระบวนการที่มีในองค์กร จะช่วยให้การมอบหมายงานต่างๆ ให้กับพนักงานแต่ละคนได้อย่างเหมาะสมกับความรู้ความสามารถของแต่ละคนอีกด้วย
เวลามาตรฐาน (Standard time)
การที่จะวิเคราะห์อัตรากำลังคนด้วยหน่วยการผลิตของสินค้า เช่น ชิ้น อัน แพ็ค โหล ฯลฯ ไม่ใช่วิธีการที่ดีนักเนื่องจากมีอัตราส่วนของการคำนวนที่ผิดพลาดสูง อีกทั้งยังมีความยืดหยุ่นในคำนวนต่ำ ดังนั้น การสร้างหน่วยของข้อมูลให้เป็นหน่วยเดียวกัน หรือเป็นหน่วยมาตรฐาน ทั้งปริมาณการผลิต และอัตรากำลังการผลิต น่าจะเป็นวิธีการที่เหมาะสมที่สุด ซึ่งหน่วยมาตรฐานที่ใช้ในการคำนวนอัตรากำลังคนก็คือ หน่วยของเวลามาตรฐาน จะเป็นจำนวนชั่วโมง จำนวนนาที หรือจำนวนวินาที ก็ได้ แล้วแต่ความเหมาะสม ดังนั้น เมื่อปริมาณการผลิตผ่านการวิเคราะห์กระบวนการผลิตมาแล้ว ก็จะเข้าสู่การศึกษาเวลาในการทำงาน หรือที่เรียกกันทั่วไปว่า เวลามาตรฐาน นั่นเอง
เมื่อกล่าวถึงการวิเคราะห์อัตรากำลังคน โดยอาศัยหน่วยของเวลามาตรฐาน ก็คงต้องอ้างถึงวิชาหนึ่งทางด้านวิศวกรรม คือ การศึกษาเวลาหรือการวัดงาน (Work Measurement) ซึ่งเป็นวิชาที่ศึกษาเกี่ยวกับเทคนิคในการวัดปริมาณงานออกมาเป็นหน่วยของเวลา หรือจำนวนแรงงานที่ใช้ในการทำงาน ซึ่งมีสูตรที่ควรทราบเกี่ยวกับการคำนวนเวลามาตรฐาน คือ
เวลามาตรฐาน = เวลาปกติ+เวลาเผื่อ
Standard time = Normal time + Allowance
เวลาปกติ (Normal time)
เวลาปกติ Normal time คือ เวลาการทำงานโดยเฉลี่ยที่อัตราความเร็วในการทำงานแบบปกติ และไม่มีปัจจัยใดเข้ามารบกวนให้ต้องหยุดพัก หรือติดขัด
เวลาเผื่อ (Allowance)
เวลาเผื่อ (Allowance) หมายถึง ปริมาณของเวลาที่ชดเชยส่วนของเวลาที่สูญเสียไปอันเนื่องมาจากปัจจัยที่ไม่ก่อให้เกิดงาน เช่น เวลาหยุดพักของพนักงานเมื่อเกิดความเหนื่อย หรือทำธุระส่วนตัว เวลาที่สูญเสียเนื่องจากสภาพแวดล้อม อย่างเช่น มีฝนตก ทำให้ต้องหยุดการทำงาน เป็นต้น เวลาเผื่อที่ยอมให้มีอยู่ 3 อย่างคือ
1.1 เวลาเผื่อสำหรับบุคคล (personal allowance)
1.2 เวลาเผื่อสำหรับความเครียด (fatigue allowance)
1.3 เวลาเผื่อสำหรับความล่าช้า (delay or contingency)
ประโยชน์ของการศึกษาเวลามาตรฐานในการทำงาน
1.เพื่อใช้ในการวางแผนการทำงานให้กับหน่วยงาน หรือพนักงาน
2.เพื่อใช้พิจารณาอัตรากำลังคนว่าต้องใช้มากน้อยเพียงใด จึงจะเพียงพอกับปริมาณการผลิต
3.นำมาคิดหาต้นทุนค่าแรงสำหรับการผลิต
4.เพื่อใช้ในการจัดสรรส่วนงานต่างๆ ให้พนักงานได้อย่างสมดุล หรือการทำ Line balancing
5.เพื่อใช้เป็นฐานในการประเมินผลการทำงาน หรือประสิทธิภาพของการทำงานประกอบการจ่ายผลตอบแทนเป็นค่าจ้าง หรือเงินโบนัส เพื่อสร้างแรงจูงใจ
6.การคิดต้นทุนแรงงาน
7.การคำนวณประสิทธิภาพหรือผลิตภาพของแรงงาน
ประเภทของการศึกษาเวลา
ประเภทของการศึกษาเวลาแบ่งออกเป็นประเภทได้ 4 ประเภท
1.การศึกษาเวลาโดยตรง (Direct Time Study ) คือการจับเวลาการทำงานของพนักงานโดยตรง โดยใช้นาฬิการจับเวลาเป็นเครื่องมือแล้วนำไปคำนวนเป็น เวลามาตรฐาน(Standard time) ต่อไป
2.การสุ่มงาน (Work Sampling ) เป็นวิธีแบบสุ่มจับเวลาการทำงานของพนักงาน ตามสัดส่วนทางสถิติ แล้วนำไปคำนวนเวลามาตรฐาน
3.การศึกษาเวลา จากข้อมูลเวลามาตรฐานและสูตร (Standard Data and Formulas) เป็นวิธีการศึกษาเวลาจากสูตรคำนวนเฉพาะหรือข้อมูลในอดีตมาใช้คำนวนเวลามาตรฐาน
4.การศึกษาเวลาแบบกำหนดเวลาไว้ล่วงหน้า (Predetermined Motion Time System) เป็นวิธีการศึกษาเวลา จากตาราง หรือสูตรที่ได้สร้างไว้ล่วงหน้าแล้ว ซึ่งวิธีการคำนวนหรือตารางข้อมูลเวลา ก็แล้วแต่วิธีที่ผู้คิดค้นจะกำหนดขึ้นมา
ขั้นตอนของการศึกษาเวลา
1.ศึกษาขั้นตอนการทำงานหรือการผลิตของผลิตภัณฑ์ที่ต้องการศึกษาเวลา และบันทึกรายละเอียดต่างๆ
2.วิเคราะห์ช่วงการทำงานออกเป็นหน่วยย่อย หรือแบ่งตามกระบวนการ(Process)
3.วางแผนการจับเวลาว่าต้องเริ่มต้นจากจุดไหนถึงจุดไหน
4.กำหนดตัวผู้ปฏิบัติงานหรือจะใช้วิธีสุ่มโดยไม่เฉพาะเจะจงตัวบุคคล
5.กำหนดจำนวนรอบของการจับเวลาที่เหมาะสมเพื่อทำให้แน่ใจว่าผลของการจับเวลาจะมีค่าความคลาดเคลื่อนในสัดส่วนที่ยอมรับได้
6.กำหนดอัตราความเร็วของการทำงานแต่ละรอบที่จับเวลา
7.กำหนดเวลาเผื่อ Allowances
8.ทำการจับเวลาทำงานปกติ Normal time
9.นำข้อมูลเวลาที่ได้มาทำการคำนวนเวลามาตรฐานตามสูตรคำนวน
การจับเวลา
การจับเวลาเพื่อศึกษาเวลาการทำงานสามารถแบ่งได้เป็น 3 แบบใหญ่ คือ
1.การจับเวลาแบบต่อเนื่อง (Continuous Timing)
2.การจับเวลาแบบจับซ้ำ (Repetitive Timing)
3.การจับเวลาแบบสะสม (Accumulative Timing)
ตัวอย่างแบบฟอร์มการจับเวลา
การวิเคราะห์อัตรากำลังคน
หลังจากที่ได้จำนวนเวลามาตรฐานมาแล้ว ก็จะเข้าสูกระบวนการวิเคราะห์อัตรากำลัง ซึ่งในหนังสือเล่มนี้ จะนำเสนอการวิเคราะห์อัตรากำลังคน ด้วยการใช้โปรแกรมที่สร้างขึ้นจากหลักการคำนวนขนาน ซึ่งรายละเอียดของการสร้างโปรแกรมและการวิเคราะห์ผลการคำนวน จะได้นำเสนอในบทถัดไป
ปัจจัยที่มีผลต่อประสิทธิภาพของอัตรากำลังคน
การวิเคราะห์อัตรากำลังโดยการสร้างโปรแกรมเพื่อให้ประมวลผลนั้น เป็นการวิเคราะห์เชิงปริมาณ ส่วนคุณภาพหรือประสิทธิภาพของพนักงานนั้น เป็นเรื่องของการบริหารจัดการ ที่ผู้บริหารควรทราบปัจจัยที่มีผลต่อประสิทธิภาพของพนักงานเช่น
1.คุณสมบัติส่วนตัว พนักงานแต่ละคน จะมีคุณสมบัติส่วนตัวที่แตกต่างกัน และคุณสมบัติส่วนตัวย่อมส่งผลต่อวิธีการทำงานและประสิทธิภาพของการทำงาน เช่น ความขยัน การเป็นคนช่างสังเกต การเป็นคนช่างคิด ความรอบคอบ เป็นต้น
2.ผลตอบแทน ค่าจ้าง หรือสวัสดิการต่างๆ สำหรับพนักงานส่วนใหญ่แล้ว ผลตอบแทน หรือค่าจ้าง อาจเป็นประเด็นแรกสุดที่เป็นแรงจูงใจ ให้เกิดความรู้สึกพึงพอใจกับงานที่เขาทำ
3.การศึกษา งานต่างๆ ในองค์กร ประกอบด้วยกิจกรรมหลากหลายประเภท ซึ่งต้องใช้องค์ความรู้หลายแขนง และหลายระดับตามความเหมาะสม ผนวกเข้าด้วยกันจึงจะสามารถขับเคลื่อนองค์กรให้ประสบความสำเร็จได้
4.การพัฒนากำลังคน แม้ว่าองค์กรทุกองค์กรจะมีกระบวนการคัดเลือกพนักงานอย่างดีแล้วก็ตาม ก็ยังไม่เพียงพอต่อภาวะการณ์ที่เปลี่ยนแปลงอยู่ตลอดเวลา ทั้งในแง่ของการแข่งขันทางธุรกิจ การเพิ่มประสิทธิภาพ และประสิทธิผลของการผลิต ทำให้ต้องมีกระบวนการพัฒนากำลังคนเข้ามาช่วยให้พนักงานมีความพร้อมในทุกๆ ด้าน
5.สุขภาพของพนักงาน อาจกล่าวได้ว่า องค์กรจะเข้มแข็งถ้าพนักงานสุขภาพแข็งแรง น่าจะเป็นคำกล่าวที่ถูกต้องที่เดียว เพราะสุขภาพที่แข็งแรงของพนักงานส่งผลต่ออัตราการมาทำงาน (Attendant rate) มากขึ้น เพราะอัตราการมาทำงานน้อย จำเป็นจะต้องชดเชยเวลาส่วนที่ขาดหายไปด้วยการทำงานล่วงเวลา หรือหาอัตรากำลังจากที่อื่นมาชดเชย
6.สถานที่ทำงาน จะว่าไปแล้วสถานที่ทำงานก็เหมือนบ้านหลังที่สองของพนักงาน เพราะเกือบครึ่งหนึ่งของชีวิตในแต่ละวัน ทุกคนล้วนอาศัยอยู่ในสถานที่ทำงานทั้งนั้น ดังนั้นสถานที่ทำงานที่น่าอยู่ ถูกสุขอนามัย ก็ส่งผลต่อสุขภาพกายและสุขภาพจิตของพนักงาน ทำให้พนักงานเกิดทัศนคติที่ดีต่อองค์กรและงานที่ทำ
7.อัตราส่วนของปริมาณงานกับกำลังความสามารถของพนักงาน ต้องอยู่ในอัตราที่เหมาะสม ไม่ควรมากจนเกิดความเมื่อยล้า หรือทำให้เบื่อหน่าย เพราะเมื่อภาวะเหล่านี้เกิดขึ้นเมื่อใด คุณภาพของการผลิต หรือประสิทธิภาพของแรงงานจะลดลง แม้ว่าจะได้ปริมาณการผลิตเพิ่มขึ้น แต่ก็เป็นปริมาณการผลิตที่คุณภาพถดถอย
8.คุณสมบัติของผู้นำหรือผู้บริหาร เช่น ภาวะความเป็นผู้นำ วิสัยทัศน์ ความสามารถในการบริหารงาน ล้วนส่งผลต่อประสิทธิการทำงานของพนักงานโดยตรง แต่ถึงแม้ว่าผู้นำจะมีองค์ประกอบครบถ้วนสมบูรณ์แค่ไหน แต่หากไม่สามารถเข้าไปนั่งอยู่ในหัวใจของพนักงานได้แล้ว การขับเคลื่อนแรงงานอย่างมีประสิทธิภาพคงเป็นไปได้ยาก
